Procedura “autorizaţiei” deschiderii unei reprezentanţe a unei societăţi străine în România, se găseşte reglementată de Decretul-Lege nr. 122/1990 (cu modificările lui) privind autorizarea şi funcţionarea în România a reprezentanţelor societăţilor comerciale şi organizaţiilor economice străine.

    În cazul în care, prin convenţii sau acorduri internaţionale la care România este parte, se stabilesc alte condiţii de autorizare şi funcţionare a reprezentanţelor decât cele prevăzute în Decretul-lege nr. 122/1990, se vor aplica dispoziţiile cuprinse în acele convenţii sau acorduri.

    Conform art. 1 din Decretul-Lege nr. 122/1990, societăţile comerciale şi organizaţiile economice străine pot avea reprezentanţe în România pe bază de autorizaţie eliberată, în acest scop, în condiţiile arătatului decret-lege.

    De asemenea, societăţile comerciale sau organizaţiile economice străine pot fi reprezentate în România, pe bază de contract, şi de birouri româneşti specializate, inclusiv cele înfiinţate din iniţiativă proprie.

    Societăţile comerciale şi organizaţiile economice străine reprezentate răspund, în condiţiile legii, pentru actele şi activitatea reprezentanţelor lor în România.

 

    CERERE DE AUTORIZARE

 

    Societatea comercială sau organizaţia economică străină care solicită eliberarea unei autorizaţii de reprezentanţă va menţiona în cererea adresată Ministerului Afacerilor Externe următoarele:

   – sediul social;

   – obiectul activităţii reprezentanţei, în concordanţa cu obiectul de activitate al societăţii comerciale sau organizaţiei economice solicitante;

   – durata de funcţionare a reprezentanţei;

   – numărul şi funcţiile persoanelor propuse a se încadra la reprezentanţă, iar dacă sunt străini, numele, prenumele şi domiciliul lor în străinătate, cu menţionarea funcţiilor pe care le au la societatea comercială sau la organizaţia economică şi la reprezentanţă.

    Serviciile privind întocmirea şi îndeplinirea formalităţilor necesare înfiinţării şi funcţionării reprezentanţelor din România pot fi prestate, la cererea societăţii comerciale sau organizaţiei economice străine, şi de Camera de Comerţ şi Industrie a României sau de alte organisme autorizate.

 

    DOCUMENTAŢIE (ACTE NECESARE AUTORIZĂRII)

 

    Până la depunerea dosarului se vor parcurge următoarele etape:

   1. Achitarea taxei de X USD – în lei la cursul BNR (taxa pentru autorizaţia de funcţionare pe un an de zile) în contul trezoreriei din sectorul unde va avea sediul reprezentanţa.

   2. Adresa oficială către DGFP – Serviciul Reprezentanţe, prin care se solicită confirmarea primirii sumei; adresa şi copia după OP se depune la registratură.

   3. DGFP emite o adresă către trezoreria de sector, cu care solicitantul trebuie să se deplaseze la trezorerie pentru a i se confirma primirea plăţii.

   4. DGFP eliberează un certificat de plată.

   5. Într-o ultimă etapă se va întocmi dosarul în vederea autorizării, cu următoarele documente:

   – cererea de eliberare a autorizaţiei;

   – certificatul de plată;

   – procura privind reprezentanţii desemnaţi să angajeze valabil societatea, în original + traducere legalizată;

   – statutul firmei-mamă în original (copie legalizată) + traducere legalizată;

   – certificat de la camera de comerţ şi industrie din oraşul în care-şi are sediul firma-mamă, în care se certifică denumirea, capitalul social, reprezentanţi, obiect de activitate (în original + copie legalizată);

   – scrisoare de bonitate de la banca prin care firma-mamă îşi desfăşoară principalele operaţiuni

   – contract de închiriere pentru sediul din România.

    Dosarul cu documentele mai sus arătate se va depune la Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Licenţe.

 

    TERMENE

 

    Ministerul Afacerilor Externe este obligat ca, în cel mult 30 de zile de la data înregistrării cererii, să emită autorizaţia sau, motivat, să o respingă.

    Prin autorizaţia pentru funcţionare se vor stabili obiectul, condiţiile de exercitare a activităţii, durata şi sediul reprezentanţei.

    În termen de cel mult 15 zile de la data eliberării autorizaţiei, reprezentanţa se înregistrează la Camera de Comerţ şi Industrie a României şi la administraţia financiară în a cărei rază teritorială îşi are sediul.

    Reprezentanţa efectuează în numele societăţii comerciale sau al organizaţiei economice străine numai acte juridice şi activităţi conforme cu obiectul de activitate stabilit prin autorizaţia de funcţionare. Reprezentanţele şi personalul acestora îşi desfăşoară activitatea cu respectarea dispoziţiilor legale din România.

    Societăţile comerciale sau organizaţiile economice străine reprezentate în România au obligaţia să comunice Ministerului Afacerilor Externe în termen de cel mult 30 de zile, eventualele modificări intervenite în statutul lor juridic, în special în legătură cu obiectul de activitate, capitalul social sau sediul, şi să solicite modificarea autorizaţiei de funcţionare. În acest sens, Ministerul Afacerilor Externe poate modifica autorizaţia de funcţionare.

 

    RETRAGEREA SAU ÎNCETAREA AUTORIZAŢIEI

 

   1. Autorizaţia de funcţionare poate fi retrasă de Ministerul Afacerilor Externe, înainte de expirarea valabilităţii, pentru următoarele motive:

   – încălcarea de către personalul reprezentanţei a dispoziţiilor legale din România privind ordinea publică;

   – depăşirea obiectului de activitate stabilit prin autorizaţie;

   – nerespectarea obligaţiilor fiscale.

    Ministerul Afacerilor Externe va notifica societăţii comerciale sau organizaţiei economice străine şi reprezentanţei din România retragerea autorizaţiei, acordând un termen de 90 de zile pentru lichidarea activităţii.

   2. Funcţionarea reprezentanţei încetează de drept atunci când societatea comercială sau organizaţia economică încetează de a mai funcţiona.

    În cazul în care societatea comercială sau organizaţia economică străină dispune încetarea activităţii reprezentanţei, va înştiinţa despre aceasta Ministerul Afacerilor Externe. Lichidarea activităţii se va efectua în termen de 90 de zile de la înştiinţare.

 

    TAXE

 

    La cererea de eliberare şi la eliberarea autorizaţiilor, societăţile comerciale străine vor achita taxele prevăzute de lege.

    Pentru activitatea desfăşurată în România reprezentanţele sunt obligate să plătească impozitele şi taxele stabilite în condiţiile legii.

    Operaţiunile financiar-bancare ale reprezentanţelor se efectuează prin conturi în valută, deschise la băncile legal constituite pe teritoriul României, cu respectarea legislaţiei în vigoare.

 

    PERSONALUL REPREZENTANŢEI

 

    Personalul reprezentanţei poate fi format din cetăţeni români cu domiciliul în România sau în străinătate şi din cetăţeni străini.

    Cetăţenii străini ca şi cetăţenii români cu domiciliul în străinătate, pot fi angajaţi numai pe bază de permis de muncă eliberat de Ministerul Muncii.

    Alegerea personalului român pentru a fi angajat la reprezentanţa aparţine societăţii comerciale sau organizaţiei economice străine.

    Contractele de muncă se vor negocia şi încheia direct de către cetăţenii români cu firmă comercială sau organizaţia economică străină.

    Personalul reprezentanţelor poate contacta în mod direct orice întreprindere productivă sau de comerţ exterior, instituţii sau autorităţi, pentru discutarea problemelor legate de obiectul lor de activitate, cu respectarea reglementărilor legale în vigoare la data respectivă.

    Pe perioada în care un cetăţean român lucrează în cadrul unei reprezentanţe nu poate cumula o altă funcţie într-o unitate de stat cu sediul în România.